Rekisteri - ja tietosuojaseloste
Rekisteri- ja tietosuojaseloste on asiakirja, joka kuvaa rekisterinpitäjän suorittamaa henkilötietojen käsittelyä. Selosteen on tarkoitus kertoa siihen tutustuvalle henkilölle mitä tietoja ko. rekisteriin on kerätty, mihin niitä käytetään ja kenelle tietoja luovutetaan. Selosteessa kuvataan myös sitä, miten rekisterissä olevat henkilötiedot on suojattu.
1. Rekisterin nimi:
Erityislasten Omaiset ELO ry:n toimintaan osallistuvilta kerätyt henkilötiedot
2. Rekisterinpitäjä:
Erityislasten Omaiset ELO ry
Yhteystiedot: Pohjolankatu 10, 96100 Rovaniemi
040 197 5050
3. Rekisteriasioista vastaava henkilö:
Vastaava verkostotyöntekijä Eveliina Johansson-Kivioja
Yhteystiedot: Pohjolankatu 10, 96100 Rovaniemi
040 197 5050
eveliina@erityislastenomaiset.fi
4. Rekisterin tietosisältö eli mitä tietoja ELOn toimintaan osallistuvilta kerätään
Ryhmiin osallistuvilta kerätään ilmoittautumisen yhteydessä seuraavat henkilötiedot: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja ikä. Tietojen antaminen on pakollista. Lisäksi pyydämme ennakkotietoja lapsen tai nuoren turvallisen ohjaamisen takaamiseksi. Ennakkotietoja kysytään muun muassa lääkityksestä, allergioista, apuvälineistä, kommunikoinnista ja niin edelleen. Tietoja käsitellään vain suostumuksella ja niitä ei käytetä tietyn henkilön profilointiin, eikä niitä luovuteta ulkopuolisille.
Koulutuksiin ilmoittautumisen yhteydessä kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja pääasiallinen toimintamuoto. Tietojen antaminen on pakollista.
Vapaaehtoistoimintaan osallistuvilta kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja ikä. Tietojen antaminen on pakollista.
Jäseneksi liittymisen yhteydessä kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Tietojen antaminen on pakollista. Yhdistyksen jäsenrekisteriohjelmaan kirjataan liittymispäivä, jäsenlaji sekä jäsenmaksutiedot. Jäsennumero muodostuu jäsenrekisteriohjelman kautta, asiakastunnus laskutusjärjestelmän kautta.
Palautteiden ja kyselyiden keräämisen yhteydessä kerätään seuraavat henkilötiedot: sukupuoli ja ikä.
Uutiskirjeen tilauksen yhteydessä kysytään sähköpostiosoite.
5. Rekisterin käyttötarkoitus
Ryhmiin, koulutuksiin ja vapaaehtoistoimintaan osallistuvien henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin: tiedotus, koulutusmateriaalin jakaminen, palautteen kerääminen ja laskutus.
Jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten.
Uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä kerättyjä henkilötietoja käytetään tiedottamiseen.
Rekisterin tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä henkilöä ei ole mahdollista tunnistaa.
6. Rekisterin tietolähteet
Tiedot rekisteriin saadaan ELOn toimintaan osallistuvien itsensä ilmoittamina tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta.
7. Tietojen luovuttaminen
Rekisteriin tallennettua tietoa ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Tietoihin on pääsy yhdistyksen työntekijöillä, hallituksen jäsenillä tai rekisterin vastaavan valtuuttamilla henkilöillä. Ryhmien, koulutusten, vapaaehtoistoiminnan ja uutiskirjeen sähköinen henkilörekisteri sekä sähköinen jäsenrekisteri sijaitsevat valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatuilla palvelimilla (Netti-Jäseri, MailerLite) ja asiakastunnukset sähköisen taloushallinnon pilvipalvelussa (Visma Fivaldi). ELO ja rekisteripalvelujen tarjoajat huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan. Lisäksi ryhmien, koulutusten, vapaaehtoistoiminnan ja uutiskirjeen sähköinen henkilörekisteri sijaitsee ELOn omistamalla tietokoneella käyttäjätunnuksin suojatussa tietokannassa. ELO huolehtii henkilörekisterin tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.
Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla työntekijöillä.
9. Tarkastusoikeus
Rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa sekä pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tietonsa. Tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti asianomaiselle rekisterinpitäjälle.
10. Rekisteritietojen korjaaminen
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.